Las cartas de reclamación pueden ser un escrito delicado. Hechas con poca consideración por la presentación profesional, es probable que no produzcan más que una respuesta defensiva o despectiva. En lugar de estimular una acción positiva por parte de los que reciben la carta, es más probable que la queja sea ignorada o incluso resentida.
Calma es la palabra operativa cuando se escribe una carta de queja. Ya sea que la escribas a tu proveedor de cable, al supervisor de la oficina o a la asociación de vecinos, una carta de enojo es menos efectiva para obtener lo que quieres que una escrita de manera clara, concisa y con puntos válidos.
Empieza positivamente
Tenga en cuenta que las empresas y la mayoría de las personas, en general, preferirían coexistir pacíficamente en lugar de verse envueltas en discusiones y disputas. Sepa que a la otra parte probablemente no le gustaría nada más que aclarar las cuestiones tanto como a usted.
Escriba claramente
En lugar de escribir una carta de reclamación mientras estás caliente bajo el cuello, deja que las emociones pasen antes de componer tu carta. Cuando lo hagas, deja claro tus puntos. Escribe tus quejas en una lista si puedes para que sea lo más inequívoco posible. Utiliza un programa de gramática inglesa para asegurarte de que tus palabras se expresan correctamente para evitar cualquier malentendido.
Cíñase al tema en cuestión
Mucha gente comete el error de divagar sobre temas no relacionados cuando escribe cartas de queja. Cuanto más estrecho sea el enfoque de sus quejas, antes podrá la otra parte identificar el problema por su parte y fomentar una solución para el mismo.
Seguimiento
Tengan paciencia. Si estás tratando con una empresa problemática, es probable que reciban docenas de las mismas quejas diariamente. Espere una semana (si el problema puede esperar tanto tiempo) para una respuesta y el seguimiento con otra carta si no recibe ninguna.
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